善思档案管理系统软件 以信息自动化为核心，立足实际， 充分运用成熟先进的信息技术， 以适应档案管理信息化条件下查询、 控制、 管理一体化集成的综合档案馆（ 室） 。 坚持统筹规划， 科学论证， 需求牵引、 总体规划， 突出重点、 资源共享、 综合集成的思路， 将档案馆（ 室） 的所有要素与信息技术一体化整合， 实现馆内所有系统网络化、 智能化和集成一体化， 系统互联、 互通、 互操作， 可伸缩、 可重组、 可扩展， 实现可综合管理的数字档案馆（ 室） 。

对系统的整体功能设计力求完备， 智慧档案馆（ 室） 功能框架应尽可能一次规划到位， 为系统对接和功能拓展做充足的预留， 避免后期大规模变更。 同时考虑到档案馆（ 室） 现阶段的实际规模， 结合档案工作的实际情况， 以满足实际使用需求为标准， 避免臃肿冗余带来的高投资。 确保其建成后能适应信息时代计算机化、 网络化的要求， 不仅能满足档案馆（ 室） 当前的使用要求， 又能保证长期的先进性、 实用性、 稳定性。

一、总体概述

1.1 数字档案馆建设

档案馆是重要的信息存储和传播中心，担负着传播知识、传递信息、社会教育、学术研究和保存文化遗产的重要功能，是为广大群众提供学习研究和获取知识的全方位优质服务的文化场所。随着社会文化的不断发展、科技水平的不断创新、用户需求的不断提高、知识更新与传播速度加快、信息呈爆炸性的增长，以保存印刷品为主要馆藏，以单纯手工借阅藏书为主要功能的传统意义上的档案馆，由于馆藏有限、相对封闭、功能单一、手段落后已逐渐不能适应这种发展和变化，面临着根本性的改变与创新。为了适应这种发展变化，传统意义上的档案馆必然要向档案馆的自动化、网络化、信息化、数字化方向发展和向开放的、多功能的、采用高科技手段的、全方位服务的数字档案馆过渡和转变。

1.2 复合型档案馆

数字档案馆 (Digital Library)是用数字技术处理和存储各种数字资源并通过网络提供服务的档案馆。在当前档案馆项目建设中，数字档案馆项目通常是在传统档案馆或实体档案馆基础上进行建设，因此数字档案馆往往和传统档案馆共同进行设计和实施成为复合型档案馆。

1.3 总体结构

数字档案馆系统集成项目的总体结构以提供数字档案馆应用服务系统为主，同时涉及有关的计算机硬件、网络系统和档案馆专用设备等并对机房设备和布线系统提出要求。通过这些系统可以搭建起数字档案馆的应用服务平台，实现数字档案馆的功能要求并能指导数字档案馆的项目实施。

数字档案馆应用系统是建立在档案馆计算机网络和服务器存储等硬件平台上的实现档案馆各项服务功能的计算机系统，包括应用软件和配套硬件设备。各个应用系统不是孤立的，要遵循一定的标准和规范，实现互相关联、功能互补、功能支持、数据交换、数据共享并根据项目需求有所取舍，搭建起档案馆的数字化服务和应用。

数字档案馆应用系统不单纯是对资源的数字化，还包括对数字资源的管理服务、对用户的管理服务和对档案馆业务管理的数字化，因此数字档案馆应用系统是一个全方位的数字化应用体系。

档案馆业务管理系统就是通过计算机对档案馆的业务进行自动化管理，重点是档案的采访、编目、流通和检索，是档案馆项目建设的重要组成部分，并且得到不断的推新和发展，尤其采用RFID技术实现档案的自助借阅和排架等功能。

档案馆用户管理系统是通过IC卡的方式，建立用户信息，实现档案借阅、电子阅览室上机、自助打印复印等的身份认证、操作记录、充值计费等自动化管理。

1.4 方案内容

本方案根据用户需求和专业档案馆的特点，对档案馆业务管理平台、用户服务管理平台和系统接口、配套设备等进行设计说明，方案主要包括以下系统：

l 档案馆业务自动化系统

l 档案馆无线射频识别系统RFID

l 档案馆一卡通系统

l 电子阅览室管理系统

l 自助打复印系统

l 电子阅报系统

l 文献数字化加工系统

二、档案馆业务自动化系统

1       概述

现今社会，随着计算机的发展及网络技术的应用，INTERNET应用在全球范围内的普及。当今社会正快速向信息化社会前进，信息自动化的作用也越来越大。信息技术不断融入我们的日常生活。在科学技术越来越先进的信息时代，我们应该从以前繁琐的事务中解放出来，提高我们的工作效率。

2       需求分析

我公司走访各单位档案室后发现目前档案室工作大部分还是进行着手工管理，工作起来效率很低，档案管理员不能及时了解档案馆各类档案的库存情况，用户比较需求的档案难以在短时间里找到、档案的入库和更新比较麻烦等等，不便于动态及时调整档案结构。由于不可避免的人为错误因素，造成数据的遗漏、误报。为了更好的适应当前用户的借阅需求，缓解手工管理还存在这许多弊端，计算机信息化管理有着储存信息量大，速度快、便于管理等特点，提供的处理信息及时快捷，在工作中不仅减缓了压力，同时提高了工作人员的自身素质。我们开发的“档案馆管理系统”，利用计算机提供信息，及时的调整档案馆档案结构，并且对用户的借阅过程形成一个整体化的动态管理。

3       技术方案设计

善思档案馆管理系统，是本公司完全自主研发的，集档案编目；用户管理；借还档案；WEB查询、预借、续借；统计分析；数据库自动备份于一体的软件系统。通过我公司经过专业培训的档案录入人员把档案整理、编目、上架，将档案信息存储到档案馆服务器设备中，将档案信息发布到档案馆WEB服务器上，供客户端浏览，客户端通过IE浏览器进行档案检索、预借、续借；用户在档案室通过触摸屏进行档案检索，通过检索到的索取号快速找到所需要的档案，通过管理员借出档案。

善思档案馆管理系统基于Windows平台，完全符合我国档案馆界通用的CNMARC格式标准、目前通用的《中图法》第四版等;目前该系统已广泛应用于党政机关、部队、大、中、小学校的档案馆、资料室、期刊室、电子阅览室等。

3.1  系统架构示意图

       服务器端主要由档案馆数据服务器、档案馆WEB服务器、存储设备等组成。

档案馆数据服务器的作用是储存档案、用户、借还等信息，通过档案馆WEB服务器进行查询，并保存用户的预借、续借信息。

档案馆WEB服务器的作用是让用户续借、预借、检索等功能，提供用户自助服务，让用户自行管理密码、查询自己的在借档案、预借档案等。

档案馆借还工作台的作用是进行档案借还、用户管理、生成各类统计报表等。

触摸屏查询一体机的作用是在档案室通过触摸屏进行档案检索，通过检索到的索取号快速找到所需要的档案 。

3.2  网络应用示意图

1)        客户端登陆统一Web界面，通过用户名密码登陆档案馆WEB服务器。

2)        系统通过用户认证后，允许用户进入档案馆WEB服务器。

3)        认证用户通过分类导航和检索条件把检索请求发送给档案馆WEB服务器。

4)        档案馆WEB服务器将检索结果呈现给认证用户，通过预借确认所借档案，续借已到期档案。

5)        用户阅览室通过触摸屏登陆数据服务器进行自助式档案检索。

6)        数据服务器通过检索条件将检索结果呈现给用户

注：Web服务器采用集中部署时，与数据服务器安装在同一台电脑中；当采用分布式部署时，可独立安装。

3.3  系统部署方案

3.3.1        软件环境

3.3.1.1服务器端

本案中操作系统采用Windows 2003 server

数据库采用SQL Server。

3.3.1.2客户端

3.3.2        硬件环境

以下为推荐配置：

4       产品介绍

4.1  产品功能详解

4.1.1        参数设置

支持数据库手动、自动定时备份、主流厂家一卡通IC/ID卡设置、超期禁止借书、通过邮件、短信提醒用户还书、预订成功通知。

4.1.2        档案管理

通过2到4台计算机同时录入和维护采购的档案。将档案供应商提供的书库（MARC格式或者XLS格式）导入数据库后，就可通过扫描枪快速准确录入档案信息，只需输入复本数即可。从而提高录入速度，提高工作效率；并随系统赠送百万条标准MARC数据。

可批量更换档案所在馆藏地、批量剔除报废档案、支持Z3950服务器套路数据。

4.1.3        用户设置

根据用户部门和用户类型，设置每个用户可借档案数量、可借天数、支持一卡通人员数据转换（需支付转换工具定制费用）、可批量修改用户状态、部门、到期时间、删除用户等，支持xls数据导入，减少重复劳动；根据用户借还信息生成信用记录。

4.1.4        流通作业

对档案进行借、还、续借、预借、罚款等工作。

4.1.5        用户阅览登到

根据馆藏地是否计费，统计进馆时间、人次、扣费事宜。

4.1.6        流通参数维护

维护用户类型、档案分类、出版社、馆藏地、档案语种、档案尺寸、文献类型、责任类型、责任方式、档案尺寸、装订方式、出版版次、出版频率、Marc字段定义等

4.1.7        常用工具

打印模块（借阅证、条码、索引卡）；Marc文件查看；Marc数据导入导出工具；采购查重；查缺统计（条码、索取号）；种次号维护；群发邮件（超期、预订、农历生日提醒）。

4.1.8        查询统计

根据中图法等各类检索条件统计各类档案的馆藏数量、、统计管理员工作量、借还书合计、借还书明细，各类书的借书合计、还书合计、用户费用统计等100多种报表，并提供了随机查询和智能组合查询功能。

4.1.9        用户与权限管理

系统通过对用户进行账号、功能模块与IP/MAC绑定的管理。对各个功能模块按照权限进行分配管理，使不同用户访问不同的功能模块。

4.1.10   催还功能

系统通过对用户超期未还档案通过邮件、短信自动催还功能，用户登录微信公众号和信息服务平台，也会发出催还提醒。

5       产品特点

5.1  操作灵活

系统设置有标准MARC和条目格式,不懂MARC数据录入的，只需用“填空式”的条目格式录入书目数据（书名、作者等标蓝必输项），系统可以自动转成标准的MARC数据。

5.2  智能化

特有的自动录入查重；自动生成种次号；自动生成书标；自定义书标格式；根据ISBN自动产生出版社和出版地字段；自动生成主题词；主题名、责任者拼音自动生成、对用户发送生日祝福、提前发送超期提醒等。

5.3  标准化设计

全面支持Z39.50-1995标准、Unicode字符集和MARC格式、中图法第四版、中国机读目录格式标准、中国机读规范格式标准、中国文献著录规则。

5.4  使用简便

用户无需具档案馆专业知识，只需少量键盘操作（借还可实现无键盘操作），即可完成所有流通操作，充分体现了档案管理自动化意义。

5.5  安全性高

提供了多层次安全控制手段，建立了完善的安全管理体系，防止数据遭受侵击和破坏，有可靠的防病毒措施，适合于各种网络环境。

5.6  完全模块化设计

系统由数据服务器、WEB服务器、借还客户端、触摸查询一体机四部分构成，数据服务器、WEB服务器、借还客户端、触摸查询一体机可分别安装，便于升级与维护。

5.7  创新的开放式扩展功能

支持与其它标准开放型档案馆系统的交换；支持第三方自助式借阅终端；支持国内主流厂家一卡通实现借阅服务；

5.8  数据加工服务

公司数据加工部工作人员有多年数据加工和回溯建库工作经验，能够承接数据录入、粘贴条码、扫描条码、打印卡片、打印书标、粘贴书标、粘贴磁条、制作用户证、扫描照片等服务。同时公司常年提供条形码、磁条、卡片、书标等优质档案馆自动化辅助用品，为用户解决自动化进程中的拦路虎——回溯建库问题，加快档案馆自动化管理进程。

三、数字化服务平台

3.1、系统概述

档案馆服务门户系统是提供一个用户通过网络（互联网、局域网）访问档案馆资源和服务的入口。随着互联网作用的提高和使用的普及，使档案馆门户的重要性也越来越高，成为档案馆与用户沟通、扩大服务的重要窗口。

服务功能：

档案馆服务门户的功能重在向用户提供服务和沟通，重点包括：

l  服务指南：规章制度、开馆时间、联系我们、乘车路线、本馆简介、友情链接

l  信息发布：馆内新闻、行业新闻、馆内公告

l  馆藏检索：题名检索,作者检索, 分类引导检索等

l  用户中心：用户在借档案、借阅记录、超期提醒、用户预借续借档案，

l  友情链接：档案馆和有关网站的链接，便于用户浏览

l  登录管理：用户通过用户名和密码登录门户，可以使用我的档案馆功能

设计制作：

档案馆服务门户的设计制作带有强烈的个性化色彩，通常需要根据档案馆需求进行定制开发。既有档案馆共同的要求，也有不同档案馆的特点。包括以下方面：

整体需求设计：包括色彩、风格、栏目、层次等

页面制作设计：包括主页面、分页面以及动态页面等

内容功能设计：门户内容的选择设计，包括OPAC联机检索系统、档案馆公共信息发布、用户个人借阅以及预约续借功能等

内容管理系统：为了简化门户网站维护人员的管理，通过后台管理完成页面、栏目、文字、图片等的设置和输入维护，极大地简化页面建立和维护的复杂性，提高美观和工作效率。

以下是功能示意。

3.2、档案馆信息发布功能

通过服务门户发布档案馆信息，根据信息类型分为服务指南和新闻公告。系统提供信息发布的平台，由档案馆管理人员进行后台操作。通过信息的发布，使用户能更加了解档案馆和档案馆行业，并为用户到馆和更好的使用档案馆提供方便提示。

n  服务指南：包括规章制度、开馆时间、联系方式、乘车路线、本馆简介等内容。

n  新闻公告：包括馆内新闻、行业新闻、新书预告、馆内公告等内容。

3.3、检索OPAC

检索在档案馆学上被称作“联机公共目录查询系统OPAC”（Online Public Access Catalogue）。用户可以利用互联网通过OPAC系统实现档案的查找和借阅信息。OPAC的正确使用是减少档案检索时间的一条重要途径，在档案馆服务门户系统中OPAC是重要的服务功能。

OPAC运用的目的就是通过多种检索方式使用户能快速方便地检索或了解到所需的档案请况。本系统提供多种检索方式供用户使用，分为单项检索、组合检索和引导检索。

3.3.1、检索类型

n  单项检索：分别输入题名、作者、出版社进行检索。可以在只通过单独的检索项目从较大范围检索所需档案。

n  组合检索：

综合了提名、作者、主题词等十多种检索项目，通过组合可以更精准的定位所检索的档案。

n  引导检索：

通过输入作者姓名首字母或分类法进行逐步引导进行检索查询。

根据档案资料的特点，按照从总到分，从一般到具体的编制原则，确定分类体系，即用一个字母表示一个大类，以字母的顺序反映大类的序列，字母后用数字表示大类以下类目的划分。

3.3.2、检索书目信息

系统检索到所需档案后，系统显示档案信息和馆藏、借阅情况，如档案在架和可外借，用户可到馆藏地借阅。

3.4、用户中心

“我的档案馆”功能提供用户查询个人借阅信息，包括：已借档案、借书历史、预借档案、超期通知等功能，用户需通过用户名（证号）和密码登录，在系统中可以修改登录密码。

 3.5、友情链接

提供国家档案馆、省市档案馆和其他有关的门户网站的链接，便于用户进行浏览。

总之，档案馆服务门户通过这些服务功能，使用户通过网络就可以更好的了解档案馆、检索查询档案并了解借阅情况，档案馆也通过服务门户提升了服务质量和水平，更好的为用户服务。

四、档案馆RFID系统

4.1 系统概述

RFID（Radio Frequency Identification system）是“无线射频识别系统”，是一种非接触式的自动识别技术，它是利用无线电波识别目标物上的标记，以进行无线数据识别和获取相关信息的工作。

电子标签(RFID)具有一个双重角色的作用：一方面是身份识别，用来对物品进行跟踪和清点；另一方面用于物品的安全保护，RFID同时具备了身份识别和防盗的功能。RFID的这种特点大大地提高了资料处理能力，通过一个简单的单一操作就可快速、准确地完成资料流通过程。

档案馆RFID系统用无接触式识别方式代替条形码接触式识别方式，大大提高了识别效率。在档案馆的应用中，RFID档案馆智能管理系统以RFID技术为基础，将先进的RFID技术和档案管理系统有机结合起来，提高档案管理的效率、简化档案管理的流程、降低档案管理人员的劳动强度并提供档案馆实现用户自助借阅、24小时用户自助还书、快速馆藏资料清点、档案自动排架、顺架、倒架，以及安全防盗等功能。

档案馆应用RFID系统功能示意

RFID流通系统设备一般包括：电子标签、馆员工作站、数字化馆员便携式点检系统、档案自助借还系统、安全监测系统等。终端软件与档案馆管理系统服务中心的连接遵守档案馆业内相关协议和计算机网络协议。

4.2 系统组成

（1）RFID标签

l   RFID数字标签

ü  识别和追踪馆藏资料

ü  存储资料安全标志

ü  简化馆藏资料的分类和馆藏统计工作

ü  提供用于DVD/CD的标签，并且拥有识别成套资料的能力。

l   可重复编写性

ü  可更改和更新标签内的信息

ü  记忆芯片存储馆藏物品的信息

ü  兼容ISO标准，客户可以自由购买任意其它品牌ISO标签作为替代。

l  流通环节流畅性

ü  非接触读写，无需对准扫描线

ü  能快速识别馆藏物品

l   其它规格性能

ü  1000枚标签/每卷

ü  标签大小：48mmX57mm

ü  内层大小：45mmX45mm

ü  符合ISO 15693-3 and ISO 18000-3 Part I

ü  标签固有频率误差频率为±200K Hz范围。保证读取距离一致性

ü  线性抗冲突算法,50个标签/秒(依赖读写天线与读写器型号)

ü  1024 bits 用户可编程内存空间（此外有2048Bits 或256bits等多款可选）

ü  典型可重写次数：10万次(25°C)

ü  数据保存时间：10年（55°C）

ü  内层(Inlay)工作温度：-25°C ~ 70°C (-13°F ~ 158°F)

ü  内层(Inlay)存储温度：-40°C~ 85°C

ü  特制标签专用中性PH值背胶

ü  特选中性PH值纸背纸

ü  100％可读写质检，无法读取的标签会被打孔标记。

ü  背胶架上时间：10°C~ 32°C，湿度20% RH~70% RH 保存2年。

ü  可选定制：定制LOGO图案印刷。

ü   

（3）标签转换装置

RFID标签转换装置是以PC机为基础，集成RFID读写装置，对RFID标签进行识别和流通状态处理，辅助以其它装置用于流通部门对粘贴有RFID标签及条形码的流通资料进行快速的借还操作，提高工作人员的流通资料借还工作效率。该设备能够通过扫描档案条码对RFID标签进行编写，进行简单的加工工作。

作为RFID数字化系统的重要组成部分，用作标签编码站，因此它提高工作效率，从而改善了馆员的工作环境。

不仅如此，它也具有对标签进行读取及编写和重复编写的功能，能够处理从条形码到RFID的自动转换的功能-不需要依靠其他的设备来完成标签转换工作。配合人体工程学标准设计，低薄的标签读取板设计，能更快、更安全地处理馆藏资料的读取作业。

强大的功能

ü  可以作为标签编写站

ü  同时能处理从条形码和RFID标签的转换

ü  可以减少或消除误操作引起的误报

ü  高效转换：转换过程中无需鼠标点击，键盘敲击等输入，比一般标签转换设备快3到5倍。

兼容的操作系统平台

ü  可以和现有的软件系统协同工作，能处理书籍，光盘和磁带

ü  简单易用的操作界面

ü  无需更新您的档案馆系统软件

ü  人体工程学的设计

ü  低薄的RFID标签读取板设计，更易操作

（4）RFID馆员移动盘点车

作为RFID数字化系统的重要组成部分，能即快速读取到贴在馆藏资料中的RFID标签。它是专门针对档案馆书架管理开发的一体化智能RFID点检。能执行档案的上架、搜寻、排序、纠错、剔旧及盘点等作业。由于它在读取到条形码的同时进行查找和馆藏数据扫描，所以节省时间，提高了工作效率，并能帮助你发现那些原本很难被发现的馆藏信息错误。

还可以迅速识别没有正确借出的档案，它能够迅速识别物品的安全状态标志。从现在开始就是用高科技的设计管理您的馆藏文献！

强大的功能

ü  令人满意的档案的数据采集、上架、搜寻、排序、纠错、剔旧及盘点操作

ü  同步进行书架扫描，数据查找和扫描数据库的动作

ü  提高了流通效率，并让档案馆的书架排列更加整齐

ü  让档案馆的馆藏数据更加准确

ü  手持设备在找到目标档案，定位正确架位。

人体工程和手持式设计

ü  设备为单体单手手持操作，亦可配合书车使用。无绳，具备充电电池，配有充电器。

ü  简洁美观,轻便小巧

操作简便

ü  手持天线使操作者能够轻松扫描高处和低处的书架

ü  中文的操作界面

ü  可以提供数据采集，架序盘整，新书上架，旧书剔旧，档案查找，搜索等功能。

高信息储量容量

ü  能存储至少一百万条英文物品信息记录

ü  数据记录的导入和导出操作简单、快速

增强了资料安全

ü  可以迅速发现未正常借出或还入的物品

ü  在工作的同时，轻松地发现和更正馆藏信息中的错误

（6）RFID安全监测系统

RFID安全门系统设备可对粘贴有RFID标签的流通资料进行扫描检测、安全识别的系统设备，用于流通部门对流通资料进行安全控制，以达到防盗和监控的目的。该设备系统通过对书籍借阅状态的判断来确定报警提示信息是否鸣响。设备安全可靠，坚固耐用，美观大方。

该系统提供了多种不同风格的贴面，以适应您的档案馆的装修风格。系统符合ADA无障碍通行标准，并且提供三种安装方式来满足不同客户的需求：走线槽式，底座式，预埋式。

（6）RFID门禁报警分析系统

采用和RFID防盗门对接，数据互通，对人员及档案的流动做出有效的授权确认，还能迅速地完成识别、判断，及时发出“放行”或“拒绝”的指令，同时将所有出入信息都被记录保存，配合监控使用，及时发现报警是有哪个用户引起的

 五、档案加工录入规范

根据客户要求对档案进行整理分类，录入，根据分类归档眼球上架